Les avantages d’un logiciel GED

Lucas Degroot 4 semaines ago Entreprise Laissez un commentaire 12 vues

À l’ère du numérique, la gestion électronique des documents (GED) se révèle essentielle pour optimiser le fonctionnement d’une entreprise. Cette solution centralise les documents, facilitant l’accès et la gestion des fichiers, ce qui se traduit par une nette amélioration de la productivité. Une étude de DIMO Software révèle que 80 % des entreprises dotées d’un logiciel GED bénéficient d’une efficacité opérationnelle accrue.

La GED sécurise également les données, assure le contrôle des accès, respecte le RGPD et soutient l’émission de factures électroniques. Elle contribue à réduire les coûts de conservation et de traitement des documents papier, favorisant ainsi une approche écologique. L’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la sécurisation des données et la collaboration efficace sont des avantages clés de la GED, soulignant son importance pour les entreprises contemporaines.

Sommaire

Amélioration de l’efficacité opérationnelle

Accès et partage facilité des documents

L’un des principaux avantages de la Gestion Électronique des Documents (GED) réside dans la simplification de l’accès et du partage des documents. Avec un système centralisé, les documents électroniques sont stockés et organisés de façon à être accessibles rapidement et aisément par les employés, quel que soit leur emplacement.

Cette organisation centralisée diminue le temps consacré à la recherche de documents de 30 à 40%, boostant ainsi de manière significative la productivité des équipes.

Réduction des délais de traitement

La GED joue également un rôle clé dans la réduction des temps de traitement des documents. En automatisant les processus de gestion comme la saisie, le classement et la validation des documents, on limite les erreurs humaines et on fluidifie les processus de travail.

En simplifiant les tâches répétitives, les employés peuvent se focaliser sur des activités à plus grande valeur ajoutée, améliorant ainsi l’efficacité des processus de travail de 20 à 30% selon les études.

Diminution de l’utilisation du papier

L’adoption d’une solution de GED contribue aussi à une diminution notable de l’usage du papier au sein de l’entreprise. La dématérialisation des documents permet non seulement d’économiser jusqu’à 50% sur les coûts de stockage mais aussi de réduire la consommation de papier, d’encre et d’énergie. À titre d’exemple, une entreprise de taille moyenne peut réduire sa consommation de papier d’environ 10 000 feuilles par an, favorisant ainsi la protection de l’environnement et la réduction des coûts opérationnels.

Renforcement de la sécurité des données

Sauvegarde et archivage sécurisés

Les solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) sont équipées de mécanismes solides pour la sauvegarde et l’archivage des documents, assurant leur intégrité et leur disponibilité sur le long terme. Ces systèmes intègrent des fonctionnalités de sauvegarde automatique, sauvegardant régulièrement les documents sur des serveurs sécurisés ou dans le cloud. Cette mesure préventive protège les données contre les pertes occasionnées par des défaillances techniques, des cyberattaques telles que les ransomwares, ou d’autres incidents de sécurité.

L’archivage sécurisé dans un système de GED permet de stocker les documents historiques de façon organisée et facilement accessible, tout en se conformant aux normes légales et réglementaires de conservation des documents. Les archives sont chiffrées et maintenues dans des environnements sécurisés, bloquant ainsi les accès non autorisés et préservant la confidentialité des informations sensibles.

Contrôle des accès aux documents

Le contrôle des accès est essentiel pour la sécurité au sein d’une solution de GED. Cette fonctionnalité offre la possibilité de déterminer des droits d’accès spécifiques pour chaque document, basés sur les rôles et responsabilités des utilisateurs. Les administrateurs peuvent ainsi octroyer des permissions spécifiques, comme la consultation, la modification, la suppression ou la création de documents, réduisant le risque d’accès non autorisé et de mésusage des informations.

Les systèmes de GED mettent en œuvre des méthodes d’authentification avancées, telles que l’authentification à deux facteurs, pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux documents. La capacité à tracer les actions effectuées sur les documents, via un système de journalisation des événements, permet de surveiller toutes les modifications et d’identifier les activités suspectes, augmentant ainsi significativement la sécurité de la solution.

Amélioration de la collaboration interne et externe

Facilitation du travail d’équipe

Les solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) renforcent considérablement la collaboration interne, en rendant le travail d’équipe plus fluide. Un espace de partage centralisé permet aux équipes d’accéder, de consulter, de modifier et de collaborer sur les mêmes documents simultanément.

Cette collaboration en temps réel, enrichie de commentaires et de modifications partagées, assure une coordination et une efficacité accrues des équipes, même à distance. En simplifiant le travail d’équipe, la GED diminue les tâches administratives et optimise l’organisation des données, améliorant ainsi les processus internes de l’entreprise. Les fonctionnalités comme la gestion des versions et les notifications de modifications contribuent à la traçabilité et à la cohérence des documents.

Intégration avec d’autres outils

Les solutions de GED peuvent s’intégrer à d’autres outils métier, tels que les systèmes ERP, CRM, ainsi que les plateformes de messagerie instantanée et de vidéoconférence. Cette intégration fluidifie les processus collaboratifs et renforce la communication entre les différents départements de l’entreprise. L’intégration avec un système de gestion de projet, par exemple, peut automatiser les workflows et simplifier la gestion des tâches, tandis que l’intégration avec des outils de communication facilite la coordination et la prise de décisions.

Cette capacité à intégrer plusieurs outils augmente la flexibilité et l’efficacité de la collaboration, permettant aux équipes de travailler de façon plus harmonieuse et productive. Elle aide également à minimiser les erreurs et les incohérences en assurant la synchronisation et l’accessibilité des informations depuis une plateforme unique.

Support des opérations à distance

La GED se révèle particulièrement bénéfique pour les opérations à distance, offrant aux employés, partenaires et clients la possibilité d’accéder aux documents importants de n’importe où et à tout moment. Grâce à l’accès sécurisé via le cloud, la collaboration peut se poursuivre efficacement, même hors des locaux de l’entreprise. Cette flexibilité est essentielle pour les équipes géographiquement dispersées ou en télétravail.

En outre, les fonctionnalités de sécurité avancées, comme le chiffrement et la gestion des droits d’accès, assurent la protection des informations sensibles dans un environnement de travail à distance. Cela permet aux entreprises de maintenir leur productivité et leur efficacité, indépendamment du lieu de travail de leurs employés.

Conclusion

En conclusion, l’adoption d’un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) présente de nombreux avantages pour les entreprises. Ce système améliore l’efficacité opérationnelle en simplifiant l’accès et le partage des documents, en accélérant les processus de traitement et en réduisant la consommation de papier.

La GED augmente la sécurité des données grâce à des méthodes de sauvegarde et d’archivage fiables, et un contrôle d’accès rigoureux aux documents. Elle stimule aussi la collaboration, tant interne qu’externe, en facilitant le travail d’équipe, en s’intégrant facilement à d’autres applications et en supportant le travail à distance.

L’intégration d’une solution GED permet aux entreprises d’optimiser leurs processus, de diminuer leurs coûts et de renforcer leur conformité réglementaire. Il est essentiel de considérer l’implémentation d’un logiciel GED pour moderniser et rendre plus efficace la gestion documentaire. Explorez les meilleures solutions GED disponibles et prenez le premier pas vers une gestion documentaire améliorée et sécurisée dès aujourd’hui.

Arnaud d'Anjean Entreprise / Business / Finance