Arnaud d'Anjean Entreprise / Business / Finance
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Plus économique, plus écologique, plus rapide et accessible à toute heure, l’envoi électronique est de plus en plus sollicité pour venir remplacer l’envoi de courrier papier. Pour répondre aux différentes attentes, il existe plusieurs types d’envois différents comme par exemple la lettre recommandée électronique, l’envoi recommandé électronique ou encore l’avis électronique. Alors qu’est-ce qui différencie ces différents modes d’envoi ? Pourquoi les utiliser ? Réponses !
Sommaire
La lettre recommandée électronique, un système sûr et fiable
La lettre recommandée électronique fonctionne de la même façon que la lettre recommandée classique. Elle est proposée par des organismes agréés comme AR24 par exemple et permet d’envoyer des courriers nécessitant un accusé de réception directement en ligne.
L’expéditeur peut donc télécharger son courrier en ligne et entrer l’adresse e-mail du destinataire pour lui envoyer une lettre recommandée électronique. Ce dernier recevra un e-mail lui signalant qu’une lettre recommandée électronique lui a été adressée, mais il ne pourra connaitre son contenu et l’identité de son expéditeur que s’il accepte le courrier, tout comme avec une lettre recommandée classique. Le destinataire peut alors accepter et recevoir la lettre, mais aussi décider de refuser ou d’ignorer sa notification. En fonction de sa réponse, l’expéditeur reçoit alors soit un accusé de réception, soit une preuve de refus, soit une preuve de négligence. Ces preuves auront la même valeur juridique qu’un accusé de réception classique.
La lettre recommandée électronique permet donc de ne pas avoir à se déplacer pour envoyer un courrier et de gagner du temps puisque le délai d’acheminement du courrier n’est plus à prendre en considération. Qui plus est, il s’agit d’un mode de communication plus économique et plus écoresponsable puisque l’utilisation de papier, l’impression et le transport ne sont ici plus de mise. Par ailleurs, la LRE permet aussi de profiter d’un système sécurisé. En effet, une lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée va permettre de vérifier l’identité de l’expéditeur et du destinataire par le biais d’un système sécurisé. Elle s’adresse donc aussi bien aux particuliers qu’aux professionnels.
L’envoi recommandé électronique, une solution simplifiée
L’envoi recommandé électronique est une solution simple qui permet d’envoyer une LRE tout en s’affranchissant de la vérification d’identité par exemple. Il s’agit d’un courrier qui permet de vérifier que ce dernier a bien été transmis à son destinataire, mais qui ne permettra pas d’être utilisé pour les envois nécessitant l’utilisation d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Il s’agit donc d’un entre-deux entre la LRE et l’envoi d’e-mail traditionnel. Cette solution peut être utilisée pour l’envoi de courriers importants, mais informels comme par exemple des courriers d’informations de la part de professionnels.
Les particuliers pourront eux aussi opter pour l’envoi recommandé électronique pour les démarches qui ne nécessitent pas le même cadre strict que la lettre recommandée avec accusé de réception.
L’avis électronique, une réponse aux besoins des syndics
L’avis électronique quant à lui est une solution qui a été spécialement pensée pour les syndics. En effet, suite à l’entrée en vigueur du décret 2020-834 du 2 juillet 2020, les syndics ont la possibilité d’utiliser un procédé électronique pour effectuer certaines communications réglementées auprès des copropriétaires. C’est notamment le cas pour les notifications des convocations aux Assemblées Générales, pour l’envoi des procès-verbaux d’Assemblées Générales et les mises en demeure. Après obtention du consentement des copropriétaires, les syndics auront donc tout à fait la possibilité d’utiliser un avis électronique qui a été spécifiquement conçu pour répondre à leur besoin et effectuer l’envoi de ce type de courrier.
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