Arnaud d'Anjean Entreprise / Business / Finance
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À défaut d’avoir un logiciel de planning, plusieurs employeurs se contentent d’exploiter Excel. Pourtant, ce logiciel informatique ne permet pas de percevoir tous les détails liés à la gestion des salariés.
Ce qui est tout de même normal, car Excel n’a pas été conçu à cette fin. Dans cet article, découvrez des raisons d’investir dans l’acquisition d’un logiciel de gestion de votre personnel en entreprise.
Sommaire
Maximiser l’équilibre vie professionnelle et personnelle
Le premier avantage qu’offre l’utilisation d’un logiciel planning est la souplesse dont jouissent les employés dans la gestion de leur emploi du temps. En effet, avec cet outil, il devient beaucoup plus facile aux salariés de définir clairement la masse horaire à consacrer au travail. Ils pourront alors en faire part à leurs supérieurs hiérarchiques, puis à leurs collègues.
Par exemple, si vous avez des employés-étudiants, leur disponibilité sera sûrement modifiée en période d’examen. Grâce au logiciel de planification, vous en serez informé à temps, et pourrez prendre les mesures idoines.
En cas de contrainte d’absentéisme ou autres obligations en dehors du cadre du travail, l’employé pourra échanger ses plages horaires avec ses pairs. Le logiciel de planning apparaît comme un calendrier des activités professionnelles, permettant de dissocier la vie du travail de la vie privée.
Optimiser la communication en entreprise
À l’image du réseau social Facebook Messenger, le logiciel de planification favorise la discussion privée entre deux personnes. Pour l’employeur, c’est la révolution d’une époque où il fallait joindre le salarié par appels, email, SMS, etc. Mais l’avantage ici est que tous les échanges se font sur une plateforme professionnelle.
En quelques clics, faites passer un message ou une information à tout l’ensemble du personnel. Pour vous assurer que le message est passé à tous les niveaux, vous avez la possibilité d’activer la confirmation de lecture. De même, si un travailleur est contraint de s’absenter, son employeur pourra se servir du logiciel pour assurer son remplacement.
Ici, nul besoin d’effectuer des appels téléphoniques à chaque employé pour connaître sa disponibilité. Envoyez plutôt une notification à tous vos collaborateurs libres à cet instant et dotés des qualités nécessaires. En un laps de temps, le poste libre sera occupé.
Faire un bon suivi des salariés
Faire usage d’un logiciel de gestion du planning permet d’avoir un œil observateur sur le temps de travail des employés. Pour cela, il suffit d’exploiter le système de pointage configuré sur l’outil informatique. À l’aide de la pointeuse numérique, chaque employé pointe son temps et toutes ses entrées et sorties sont enregistrées par le logiciel.
Étant donné que cette pointeuse est connectée au planning, vous pourrez aisément comparer les heures de travail réelles et celles planifiées pour le paiement des salaires. Les anomalies étant repérées, l’analyse du registre de présence est simplifiée et vous gagnez du temps.
Réduire l’absentéisme et les retards
Plusieurs chefs d’entreprise savent qu’il est proscrit qu’un employé reçoive son planning à la veille de sa plage horaire ; et pourtant cette pratique n’est pas rare. Or l’envoi des plannings de dernières minutes est source de nombreux désagréments dans l’organisation d’une entreprise.
Par exemple, il faut noter le retard, l’insatisfaction du travailleur, l’absentéisme, etc. Avec un logiciel de planning bien pensé, les employés sont automatiquement prévenus de tous les changements qui surviennent.
Gagner considérablement du temps
Consigner les informations relatives à l’entreprise sur un ordinateur peut prendre beaucoup de temps et s’avérer épuisant. Avec un logiciel de planification, cette tâche devient beaucoup plus aisée. En effet, le logiciel de planning permet l’automatisation des données. Il devient plus facile de gérer par exemple la sauvegarde des données, les journaux comptables, l’utilisation et le lettrage automatique des comptes auxiliaires. Cela constitue un gain de temps considérable.
Sécuriser les informations et les données
En ayant recours à un logiciel de planning, l’on gagne du temps, mais les données sont, elles aussi, sécurisées. L’un des risques que l’on court en enregistrant les données et les informations d’une entreprise dans un ordinateur est qu’elles peuvent être exposées à des virus et à des logiciels malveillants. Alors qu’avec un logiciel de planning, les données sont mieux conservées. De plus, le logiciel se charge d’effectuer un suivi rigoureux et d’exposer toute anomalie au niveau des crédits et des débits.
La gestion des coûts
Un autre avantage d’un logiciel de planification est qu’il permet de se retrouver dans la gestion de la marge budgétaire d’une entreprise. Le budget dans une entreprise permet entre autres de :
- Gérer les besoins de l’entreprise ;
- Payer le salaire aux employés ;
- Faire face aux imprévus ;
- Exécuter des projets de l’entreprise.
Un suivi de l’exécution du projet et de ses besoins
Lorsqu’un projet est lancé, un budget lui est alloué. Pour que le budget soit respecté, il est important que tout s’exécute dans un délai défini. Plus le projet prend du temps, plus la marge budgétaire a des chances d’être dépassée. Avec le logiciel de planning de Visual Planning, le chef d’entreprise ou le chef de projet sait mieux comment adapter son budget face aux imprévus que peut présenter l’exécution d’un projet. Il sait aussi combien de temps est nécessaire pour l’exécution de chaque tâche ainsi que le coût requis.
Le paiement des salaires des employés
Le logiciel de gestion se charge de centraliser toutes les informations sur les activités des employés. Cela permet d’être orienté sur le paiement des salaires en fonction des heures de travail supplémentaires, les congés maladies ou encore les absences. Grâce à ces informations consignées dans le logiciel, le paiement devient simplifié.
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