Pourquoi est-il obligatoire d'utiliser un logiciel de caisse certifié ?

Pourquoi est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de caisse certifié ?

L’utilisation d’un logiciel de caisse certifié est obligatoire dans certains pays, notamment en France. L’objectif de l’Etat est de lutter contre la fraude fiscale. Conçus pour garantir l’exactitude et la sécurité des transactions financières, ils réduisent aussi les risques d’erreurs.

Mais avant toute chose, qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ? C’est un logiciel qui a été testé et validé par une autorité compétente, généralement un organisme accrédité. Cette certification garantit que le logiciel répond à des critères stricts de fiabilité, de sécurité et de traçabilité des transactions.

Le point sur la réglementation

En ce qui concerne la France, l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié est obligatoire depuis le 1er janvier 2018 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation s’applique quelle que soit leur forme juridique ou leur régime d’imposition.

La réglementation française impose la conformité à la norme NF525. Cette dernière définit les critères à respecter pour les logiciels de caisse. L’objectif est de garantir la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de vente. Les logiciels de caisse certifiés doivent notamment être capables d’archiver les données de vente de manière sécurisée et de fournir des journaux détaillés des opérations réalisées. En cas de non-respect de cette obligation, les entreprises peuvent être sanctionnées par l’administration fiscale.

Comment choisir un logiciel de caisse certifié

Vous vous demandez quel logiciel de caisse certifié serait le plus adapté à votre entreprise ? Cela dépend de vos besoins et de vos contraintes spécifiques. Cependant, il existe quelques éléments à connaître pour sélectionner au mieux un logiciel de caisse certifié. Tout d’abord, comme évoqué plus haut, une certification conforme à la norme N525 constitue une priorité dans vos recherches. Vous devez par la suite vous assurer que les fonctionnalités du logiciel correspondent à vos attentes en termes de gestion (stocks, paiement, taxes, …).

Un des autres éléments à ne pas laisser de côté est la compatibilité du logiciel de caisse que vous avez sélectionné. En effet, vérifiez qu’il est compatible avec les équipements et périphériques que vous utilisez déjà (scanners de codes-barres, imprimantes reçus, …). Pour que tous ces critères soient remplis de façon optimale, optez pour un logiciel de caisse facile à utiliser comme celui de TGM Commerce ! Votre personnel appréciera son côté intuitif et sa simplicité de prise en main.

Comment choisir un logiciel de caisse certifié

Enfin, pensez à comparer les coûts des différents logiciels de caisse certifiés. Vous intégrerez dans votre budget : les coûts d’installation et de formation, mais également s’il est vendu sous forme d’abonnement mensuel ou de licence permanente. Vous vérifierez si le fournisseur de votre logiciel offre un support technique fiable et réactif. En cas de problèmes, vous serez ainsi assuré qu’une personne répondra à vos questions et prendra en compte vos réclamations.

Qu’est-ce que la certification apporte au quotidien ?

La norme NF525 facilite le travail des autorités fiscales et de votre magasin. D’un côté, pour les autorités, l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié améliore la vérification des déclarations fiscales et leurs exactitudes. Ainsi, les éventuelles fraudes sont plus rapidement détectées et vous répondez, par la même occasion, à la conformité des obligations fiscales et comptables.

D’un autre côté, pour vous et votre magasin, c’est la garantie de l’intégrité des données de ventes par le système de caisse. Ceci facilite la gestion de votre comptabilité et l’analyse des données de vente de votre entreprise.

La certification d’un logiciel de caisse garantit la traçabilité des opérations réalisées. Suivre les transactions et détecter rapidement les fraudes devient donc un jeu d’enfant ! Quand vous adoptez un logiciel de caisse certifié, vous automatisez de nombreuses tâches : gestion de caisse, encaissement, relation client et inventaire. Le temps gagné dans l’automatisation de ces tâches, vous pourrez le mettre à profit pour vous concentrer davantage sur vos clients et accorder plus d’attention à leur fidélisation.

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