Arnaud d'Anjean Entreprise / Business / Finance
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Ne pas être à la hauteur des attentes des participants d’un forum, d’un atelier ou d’un séminaire, constitue la hantise de tout organisateur d’événement. Il en est de même si vous avez en charge l’organisation d’un séminaire d’entreprise à Paris. Afin de réussir ce challenge et d’atteindre les objectifs, découvrez les 5 étapes à suivre.
Sommaire
Définissez vos objectifs et la cible
Comme la plupart des séances de travail en entreprise, l’organisation d’un séminaire s’effectue dans un but précis et autour d’une thématique donnée. C’est cette dernière qui définit les échanges ainsi que les activités et animations qui meublent la journée de travail. Il importe alors de définir de façon claire et précise vos attentes par rapport à ce séminaire d’entreprise à Paris.
En plus de la thématique et des objectifs, organiser un séminaire d’entreprise à Paris, c’est également prendre en compte la cible de votre événement professionnel. En effet, un séminaire d’entreprise destiné à des clients à Paris n’aura pas la même connotation qu’un autre destiné à vos partenaires ou à vos employés.
Choisissez un format
Une fois le thème, les objectifs ainsi que la cible du séminaire sont connus, l’étape suivante lorsque vous décidez d’organiser un séminaire à Paris, consiste à choisir le format sous lequel est présenté le séminaire d’entreprise. A ce niveau, il s’agit de déterminer si le séminaire sera organisé en tant que :
- Team building ;
- Dîner de travail ;
- Déjeuner d’affaires ;
- AfterWork ;
- Job Dating ;
- Etc.
De plus, vous devez définir si votre séminaire se tiendra en journée, en soirée, ou même un week-end. Il faut toutefois préciser que le choix de l’un ou l’autre de ces formats dépend étroitement des objectifs fixés plus haut.
Définissez le lieu de l’événement
Le séminaire d’entreprise peut se tenir dans les locaux de la société qui l’organise, ou dans l’une des sociétés partenaires. Toutefois, si vous décidez, et ce, en fonction des objectifs et du format définis, de le tenir à Paris, n’hésitez pas à comparer plusieurs offres. Que votre entreprise soit basée à Paris ou non, vous devez choisir une salle de séminaire en fonction du nombre de participants, de la cible mais également selon vos objectifs tout en ne vous écartant pas trop de la réalité de vos finances.
Vous devez également miser sur le confort et la satisfaction des participants à votre séminaire. Dans ce cas, optez pour des offres ayant un excellent rapport qualité prix. Veillez alors à effectuer un choix de salles de séminaire qui répondent à vos attentes sans ruiner votre budget.
Afin de donner un cachet original au séminaire d’entreprise, vous pouvez également choisir de le tenir dans un lieu atypique. Pensez à une salle de restaurant ou bar, autour d’une piscine, sur une péniche, etc. Les idées de lieux exotiques et originaux ne manquent pas pour organiser un séminaire d’entreprise riche en couleurs à Paris.
Définissez votre budget
Toute activité a un coût. Il faut alors définir objectivement le coût de votre séminaire ? Pour ce faire, vous devez tenir compte du nombre de participants, du lieu, des matériels à utiliser, etc. Vous devez également prendre en compte les frais de déplacement éventuels, les repas, la durée du séminaire, les services connexes et indispensables pour le confort de travail de vos salariés ou collaborateurs en entreprise.
Réaliser les plannings du séminaire d’entreprise
Le premier s’avère le rétroplanning de votre séminaire d’entreprise que vous souhaitez tenir à Paris. Ce rétro planning permet d’avoir une idée sur les diverses tâches à accomplir et quand les entamer. Il s’agit là, d’un outil très important pour ne pas vous disperser et de suivre efficacement l’organisation du séminaire d’entreprise.
Le second planning que vous devez réaliser est celui du déroulement du séminaire proprement dit. On parle du planning pour les participants.
En définitive, lorsque la phase préparatoire de votre séminaire est achevée, vous devez maintenant communiquer auprès de vos collaborateurs afin qu’ils perçoivent l’importance de ce dernier. Plusieurs outils et supports de communications peuvent s’utiliser pour atteindre votre objectif.
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