4 astuces pour une conférence bien réussie

4 astuces pour une conférence bien réussie

Les conférences et bien d’autres types de réunions font partie de la vie de toute entreprise. Cependant, il n’est pas aisé pour toutes les boîtes de bien les réussir. Êtes-vous un chef d’entreprise ? Découvrez nos conseils pour ne plus louper l’organisation de vos conférences !

1. Bien choisir la salle de conférence

La réussite d’un séminaire commence par le choix de la salle où va tenir l’événement. Cette dernière doit en effet être assez grande et adaptée aux besoins de l’organisation. En effet, considérez d’abord le nombre de participants pour choisir votre salle de conférence. Pour ce faire, les établissements indépendants offrent une large possibilité de capacité avec des configurations sur mesure.

Vous en trouverez n’importe où en France. Si vous êtes lillois par exemple, la salle de séminaire lille met à votre disposition de nombreuses possibilités en fonction de votre budget et du nombre de personnes à recevoir. À l’exemple de nombreuses autres salles de séminaire, cette dernière convient à tout type d’évènement et offre surtout un cadre idéal à votre conférence.

L’option des salles de séminaire revient moins coûteuse que celle des hôtels qui proposent en plus l’hébergement et la restauration. Cependant, si vous ne disposez pas de moyens nécessaires pour la location d’une salle de séminaires, les campus seront pour vous le choix idéal. Adaptés à de nombreux séminaires, ils reviennent moins chers et conviennent davantage aux événements académiques.

2. Fixer la date

Fixer la date

Si choisir la salle de séminaire est important, fixer la date de ce dernier l’est davantage. Ce préalable vous permet de vous projeter dans l’avenir sur la base du temps dont vous disposez. Il est à cet effet recommandé de fixer une date au moins à six mois avant le séminaire pour ne laisser aucun détail vous échapper.

Si vous souhaitez avoir le maximum de personnes sur votre conférence, définissez une date qui ne coïncide pas avec des événements publics de grande envergure comme des événements politiques ou sportifs. Si malgré tout, vous prenez ce risque, votre séminaire drainera peu de monde à cause d’un manque d’intérêt au profit d’autres évènements plus importants.

3. Faire son budget prévisionnel

Qu’il s’agisse d’un petit ou d’un grand évènement, il est indispensable d’établir le budget de votre séminaire pour son bon déroulement. Pour ce faire, vous devrez avoir une idée des :

  • coûts fixes comme ceux de la salle, la logistique, les assurances, la sécurité…
  • coûts variables qui fluctuent en fonction du nombre de participants, du créneau…
  • coûts annexes.

Le budget prévisionnel doit également intégrer les imprévus qui ne manquent jamais. Il est souvent conseillé de prévoir une enveloppe d’une valeur de 10 % du budget.

4. Communiquer sur la conférence

Communiquer sur la conférence

La réussite de votre séminaire dépend aussi de la communication. Pour toucher le maximum de public, vous devez nécessairement employer les canaux d’informations adaptés. Vous pourrez à cet effet contacter la presse pour diffuser un communiqué ou un dossier de presse.

Avec l’évolution des moyens de communication, Internet fait partie aujourd’hui des moyens les plus fiables pour réussir votre communication. Mettez donc les réseaux sociaux à contribution pour atteindre le maximum de personnes.

Enfin, votre communication doit être graduelle. En effet, vous devez éviter de déballer toutes les informations sur votre séminaire des mois à l’avance pour ne plus rien communiquer après. Votre événement pourra susciter moins de désirs.

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