Missions d'AMO marché public : les méthodologies employées

Missions d’AMO marché public : les méthodologies employées

À ce jour, les marchés publics représentent une part importante du secteur économique français. Fédérateurs d’emplois, ils nécessitent cependant une gestion efficace pour leur réussite. Comment réussir la gestion d’un projet public ? Quelles sont les méthodologies à utiliser ? Quels risques présentent les marchés publics ? Découvrez toutes les réponses à ces questions dans la suite de cet article.

Définir les marchés publics et la gestion de projet

Un marché public est un contrat à titre onéreux établi entre un acheteur public et un entrepreneur public ou privé. Évoqués durant l’après-guerre au sein des Nations unies, les marchés publics ont, dès les années 1990, été adoptés dans le monde et notamment via l’Accord plurilatéral sur les marchés publics lors de la création de l’Organisation mondiale du commerce.

Encore connue comme le management de projet, la gestion de projet peut être définie comme l’organisation des différentes étapes d’un projet, selon qu’il s’agit de la phase de conception à la phase finale. Elle englobe la définition des objectifs, des ressources humaines et matérielles nécessaires à la réalisation du projet, les questions budgétaires, les délais ou encore les contraintes éventuelles.

En France, la gestion des projets de marchés publics est définie par le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG). Le CCAG est un outil capital en ce sens qu’il sécurise les relations entre les parties et facilite la gestion des marchés publics de services portant sur la gestion de projets. En plus des clauses, le CCAG définit également les prestations de services selon qu’il s’agit du planning de projet, de son exécution, de son suivi et de sa réception.

Tout projet nécessite une bonne organisation, et les marchés publics ne dérogent pas à ce constat. Régie par des règles strictes du Code de la commande publique garantissant la transparence, l’égalité de traitement des candidats et l’efficacité des dépenses publiques, la passation des marchés publics nécessite généralement une gestion efficiente quoique complexe pour leur réussite.

Lors d’un projet de marché public, de nombreuses entreprises n’hésitent pas à faire appel à un AMO en marché public qui apporte des conseils, des propositions ainsi que son appui au maître d’ouvrage sur des questions techniques nécessaires à la réussite du projet. Maintenant que vous connaissez les approches des marchés publics et de la gestion de projet, découvrons les différentes méthodes de gestion de projets de marchés publics.

Les méthodes courantes de gestion de projets de marchés publics

Les méthodologies de gestion de projet sont des outils permettant aux managers et professionnels de planifier et de gérer efficacement leurs projets. Lorsqu’il s’agit de marchés publics, il existe plusieurs méthodologies de gestion de projet. Cependant, chaque maître d’ouvrage gère le projet de marché public à sa charge selon ses offres, ses compétences, ses besoins et ses méthodes de prédilection.

La méthode cascade

Encore connue comme la méthode traditionnelle, elle consiste en une division linéaire du projet. Ici, chaque étape est suivie de manière chronologique, et il est impossible de passer à l’étape suivante du projet avant que la précédente ne soit terminée. Cette méthode repose sur une planification minutieuse avec l’attribution des rôles de tous les acteurs à l’avance. La méthode traditionnelle se déploie selon les phases suivantes :

  • l’étude de faisabilité du projet,
  • la planification des objectifs du projet, des ressources nécessaires et du calendrier,
  • l’exécution du plan du projet,
  • la vérification de la conformité du projet aux normes du client,
  • la mise en service.

Efficiente, la méthode traditionnelle a été utilisée depuis de nombreuses années dans l’industrie civile, mais a été popularisée par Winston W. Royce dans les années 1970.

La méthode agile

Elle peut être définie comme une approche systématique de la gestion des projets qui se concentre sur la livraison des produits et services de haute qualité en petits incréments itératifs. Ici, les besoins du client sont fondamentaux. Davantage fébrile que la méthode traditionnelle notamment, la méthode agile consiste en un découpage du projet en micro-projets. Ici, c’est le client qui valide chaque étape au fur et à mesure.

Gestion de projet AMO

La méthode PERT

La méthode Program Evaluation and Review Technique (PERT) est une approche consistant à lister les tâches nécessaires au bon déroulement du projet afin de les lier entre elles. Créée par un groupe d’ingénieurs du Project Management Office (PMO) de la Marine américaine, cette méthode établit un lien entre la chronologie et la dépendance des tâches de projets de marchés publics entre elles. Les managers et professionnels recourent généralement au mind mapping dans ce cas de figure. Ils attribuent une date de début et une date de fin pour l’exécution de chaque tâche afin d’identifier la date exacte de fin du projet.

Le lean management

Cette approche vise à limiter tout gaspillage dans le but de permettre aux managers et professionnels de réaliser des performances optimales pour satisfaire le client. Basée sur la définition et la création de valeur pour les clients, le lean management privilégie un travail haut de qualité tout en limitant les délais, les coûts ainsi que les ressources. Développée par Toyota au Japon, cette méthode a connu un franc succès depuis les années 1950 jusqu’à ce jour.

La méthode Scrum

À l’instar de la méthode agile, cette approche implique une participation active du client dans toutes les étapes du projet. Ici, le client et les managers collaborent tous les jours au cours de réunions synchronisées et suivent l’avancée du projet. Elle s’appuie sur des bases fondamentales telles que la répartition des rôles, la distribution d’artefacts, la définition de règles et l’organisation d’évènements. Généralement appliquée aux projets de développement de logiciels, l’approche Scrum convient à une multitude de projets.

S’il existe de nombreuses autres méthodes de gestion de projet dont la méthode V ou encore la méthode Kanban, notons que celles-ci sont les plus courantes. Cela s’explique notamment par les différents avantages qu’elles offrent pour la réussite des projets de marchés publics.

Les avantages de l’utilisation de ces méthodologies pour mener à bien un projet

Comme expliqué précédemment, chaque méthodologie de gestion de projet possède ses particularités et se révèle convenable en fonction de la nature du projet et des compétences et besoins des managers et professionnels. Ainsi, si certains préfèrent mener leurs projets via les méthodes traditionnelles (méthode cascade, méthode du chemin critique, méthode PERT), d’autres, en revanche, atteignent leurs objectifs grâce aux méthodes agiles (méthode de Scrum, lean management, méthode de Kanban).

La méthode traditionnelle est une approche qui s’articule autour d’un cycle séquentiel pour mener à bien le projet. Lorsqu’il s’agit de contrats de marchés publics, cette méthodologie offre l’avantage d’atteindre les objectifs plus rapidement grâce à leur définition et leur planification. Elle vous donne accès à une documentation claire sur le projet ainsi qu’un sens de responsabilité aigu. Elle convient aux projets complexes, comportant un grand nombre de tâches et de dépendances. Elle est donc plus appropriée pour les projets à long terme, qui sont stables et non susceptibles de changer.

La méthode agile se révèle avantageuse pour les projets de marchés publics, car elle est plus flexible, adaptable aux changements et moins coûteuse en termes de délais et de dépenses. De plus, ces méthodologies sont favorables à la collaboration entre les clients et les managers. Qu’il s’agisse de l’implantation d’un nouveau système informatique ou du lancement d’une campagne marketing, les méthodes agiles conviennent parfaitement et sont efficaces.

L’examen des risques associés aux projets de marchés publics

Un risque est une condition susceptible d’impacter la réalisation d’un projet. Lorsqu’il s’agit de projets de marchés publics, on distingue les risques suivants :

  • les risques techniques selon s’ils sont associés à la conception, la construction ou l’exploitation d’un ouvrage. Il peut s’agir d’erreurs de conception, de problèmes de matériaux ou de retards d’approvisionnement,
  • les risques financiers associés au financement du projet et au budget. Il peut s’agir des coûts inattendus, des retards de paiement ou des changements dans les conditions de financement,
  • les risques politiques associés au contexte politique et juridique dans lequel le projet est réalisé.

Pour ce dernier point, nous pouvons mentionner un changement de gouvernement, une modification de la règlementation ou des conflits sociaux.

Les meilleures pratiques pour gérer les budgets, les délais et les ressources

Lorsqu’il s’agit de la mise en œuvre d’un projet de marchés publics, il est essentiel d’adopter certaines pratiques pour réussir votre affaire. Pour gérer les budgets des projets de marché public, il faudra établir un budget précis et réaliste. Estimez les coûts en tenant compte de la conception, de l’exploitation et de la maintenance de votre projet. Surveillez et contrôlez votre budget régulièrement afin d’éviter les imprévus. De même, utilisez des outils de gestion budgétaire comme Dynamics, Quickbooks Online ou encore Procore.

En ce qui concerne les délais et les ressources, il est important d’établir un calendrier recensant les étapes de la gestion de votre projet et l’utilisation de vos ressources. Utilisez aussi des outils de gestion de délais et de ressources.

Gestion AMO marchés publics

Les rôles et responsabilités de l’AMO dans le cadre des marchés publics

Dans le contexte des marchés publics, l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage est une prestation au cours de laquelle un maître d’ouvrage public ou privé délègue à un tiers la réalisation d’études pendant un projet. L’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) peut prendre en compte de nombreux aspects, allant de la conduite d’opération à la maîtrise d’œuvre en passant par le contrôle technique.

L’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage est une activité qui joue un rôle clé dans le cadre des marchés publics. Un AMO est chargé de suppléer l’absence de compétences techniques du maître d’ouvrage. Il fait des propositions et le conseille. Une Assistance à Maîtrise d’Ouvrage ne signifie pas la représentation d’un maître d’ouvrage, sinon une aide essentielle face au caractère complexe des projets de marchés publics. Lorsqu’il s’agit de marchés publics, l’AMO peut aider le maître d’ouvrage durant plusieurs phases :

  • l’élaboration du cahier des charges : ici, l’AMO assure la définition des besoins du maître d’ouvrage de manière à obtenir des offres qui lui conviennent,
  • la passation du marché : l’AMO prête assistance au maître d’ouvrage dans la rédaction des documents de la consultation et l’analyse des offres pour assurer le bon déroulement de la passation du marché,
  • l’exécution du marché : l’AMO supplée le maître d’ouvrage dans le contrôle de la conformité des travaux ou des fournitures.

Une assistance à maîtrise d’ouvrage peut être utile pour la gestion des risques, des délais et des coûts associés aux projets de marchés publics.

Présentation des différentes méthodologies employées dans les missions d’AMO

Dans ses différentes missions, une AMO emploie généralement des approches systématiques et structurées. Elles se subdivisent en trois étapes principales, à savoir :

  • l’analyse des besoins du maître d’ouvrage pour la définition des objectifs du projet à réaliser,
  • la définition des solutions selon qu’elles sont juridiques, techniques, financières ou même administratives pour répondre aux différents besoins du maître d’ouvrage,
  • la mise en œuvre des solutions retenues.

Une AMO peut recourir à deux types de méthodologies, à savoir : les méthodologies agiles et les méthodologies innovantes. D’une part, les premières permettent aux maîtres d’ouvrage de définir et de remplir leurs cahiers des charges grâce à une succession de phases courtes. Elles s’adaptent aux changements et besoins du maître d’ouvrage et des clients. D’autre part, les secondes privilégient l’utilisation de nouvelles technologies et de nouvelles approches afin d’améliorer les missions d’AMO et combler les attentes spécifiques.

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