Entreprise : Découvrez le secrétariat externalisé

Entreprise : Découvrez le secrétariat externalisé

Le déclenchement de la pandémie de COVID19 a popularisé le télétravail. Tout comme lui, le secrétariat externalisé est devenu un concept très tendance du côté des entreprises. Contrairement au système de secrétariat classique, ici, toutes les tâches relatives au secrétariat sont plutôt externalisées vers une personne extérieure. Ce genre de systèmes s’applique à un grand nombre de secteurs d’activités et procure aussi beaucoup d’avantages aux entreprises. Restez donc avec nous, pour en savoir plus sur les opportunités qu’offre le secrétariat externalisé aux entreprises.

Qu’est-ce qu’un secrétariat externalisé ?

Toute entreprise pour son bon développement dispose de plusieurs départements dont celui du secrétariat. À ce niveau, les activités sont diverses. Il s’agit entre autres de :

  • La gestion des appels téléphoniques ;
  • La réception, la rédaction et la transmission des courriers et e-mails ;
  • La planification de rendez-vous ;
  • Le suivi des activités de l’entreprise.

Eh bien, tout comme le secrétariat classique, le secrétariat externalisé fait aussi toutes ses activités. La seule différence, c’est qu’il n’est pas du tout présent physiquement dans l’entreprise. Les services de secrétariat externalisé sont néanmoins assurés par des personnes qualifiées. Ils peuvent bien être proposés par des indépendants (auto-entrepreneurs) ou des personnes qui se sont regroupées en entreprises individuelles.

Quels sont les avantages des services de secrétariat externalisé ?

Si vous doutez encore à faire appel à un secrétariat externalisé pour votre entreprise, voici quelques raisons pour vous convaincre :

  • Vous avez récemment créé votre SARL (Société à Responsabilité Limitée), et votre volume de travail n’est pas assez suffisant pour embaucher un secrétaire classique ;
  • En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez ne pas avoir de la disponibilité pour effectuer certaines activités quotidiennes, qui ne sont pas du tout votre fort ;
  • Vous pouvez aussi ne pas avoir assez de ressources financières pour recruter un nouveau collaborateur ;
  • Lorsqu’un de vos salariés est absent pour raisons de maladie, les activités de votre entreprise sont à la traîne.

Si vous êtes dans l’un des cas, sachez que votre entreprise a absolument besoin des services de secrétariat externalisé. En plus, vous n’aurez ni à fournir du matériel au prestataire ni à l’embaucher comme salarié.

Comment l’entreprise doit bien faire son choix de secrétariat externalisé ?

Comme vous avez pu le constater, les opportunités existent bel et bien en matière de services de secrétariat externalisé. Mais, pour bien en profiter, l’entreprise doit pouvoir bien faire son choix. Ce choix de service de secrétariat externalisé doit se baser sur les critères suivants :

L’entreprise doit s’assurer des réelles qualifications du prestataire

Comme dans tout métier, les faussaires existent. L’entreprise doit donc vérifier les compétences du prestataire. Ceci peut se faire en se renseignant auprès des clients dudit prestataire ou à travers une rencontre, pour échanger avec lui et mieux le cerner.

L’entreprise doit aussi établir un contrat de travail suivant ses attentes

Chaque entreprise a une vision, des méthodes de travail, des objectifs. Il est important donc, de notifier cela au secrétariat externalisé pour qu’il soit au même diapason que l’entreprise.

En somme, le secrétariat externalisé représente une véritable niche pour les entreprises, notamment celles qui viennent de naître. En plus d’être moins coûteux, ils sont efficaces. Mais attention, le bon choix est très primordial, pour ne pas garder plus tard, une mauvaise image de ce concept.

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